Командировка: билетные вопросы Печать

Беляева Елена, налоговый эксперт

Бухгалтер 911 Октябрь, 2019/№ 40

https://i.factor.ua/journals/buh911/2019/october/issue-40/article-97161.html

«Не так сталося, як гадалося…» В командировках иногда возникают нетипичные «билетные» ситуации. Некоторые из них мы разобрали в данной статье.

Купил билеты для себя и для коллеги…

Командированный работник предприятия купил авиабилеты для себя и для другого работника, который тоже направлен в командировку. Включается ли компенсация стоимости таких билетов в налогооблагаемый доход работника?

В данной ситуации, считаем, ничего «криминального» нет. И вопросов о дополнительном благе платящего «за себя и за того парня» работника при возврате ему израсходованных средств, по нашему мнению, возникать не должно.

Налоговики в письме ГФСУ от 30.11.2018 г. № 5048/6/99-99-13-02-03-15/ІПК говорят:

«в случае, если оплата стоимости проживания, проезда физических лиц (работников) во время командировки осуществляется одним физическим лицом (работником) от имени и за счет юридического лица (работодателя) с использованием корпоративной платежной карты, то сумма понесенных расходов не считается дополнительным благом работников, поскольку во время командировки ими исполняются обязанности трудового найма».

Вполне разумный вывод, который, считаем, справедлив и в том случае, если работник приобретал билеты наличными или с использованием своей личной платежной карточки. Ведь правила определения налогооблагаемого дохода во всех этих случаях одинаковы.

При этом если расходы понесены до командировки, полагаем, лучше провести их по отдельному авансовому отчету, как расходы на хознужды предприятия. А затем билет (билеты) оприходовать на баланс и выдать работнику(ам) через кассу при выезде в командировку*.

* Обязательно ознакомьтесь со статьей «Работник приобрел товары для предприятия «за свои»… Следующая серия» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 19).

В любом случае не помешает перед командировкой издать приказ (или распоряжение), в котором уполномочить работника — держателя корпоративной платежной карточки и/или соответствующей суммы подотчетных наличных оплатить стоимость билетов за себя и работников по списку. То есть на этом основании работник выполнит поручение работодателя по удовлетворению хознужд предприятия.

Учитываем билеты, купленные заранее у посредника

Предприятие приобретает авиабилеты для своих командированных работников заранее. Турагентство датой продажи билетов выдает счет и акт предоставленных услуг. Как учитывать такие приобретенные билеты до момента их фактического использования?

Согласно пп. 1 и 2 разд. III Авиационных правил** воздушные перевозки выполняются на основании договора между авиаперевозчиком и пассажиром. Заключение такого договора и его условия подтверждаются билетом, который может быть выдан пассажиру либо самим авиаперевозчиком, либо агентом по продаже.

** Авиационные правила Украины «Правила воздушных перевозок и обслуживания пассажиров и багажа», утвержденные приказом Госавиаслужбы от 26.11.2018 г. № 1239.

В данном случае предприятие приобретает авиабилеты у агента, который на дату продажи билетов выдает счет на оплату и акт, подтверждающий факт предоставления агентских услуг.

Полученные билеты, на наш взгляд, должны быть оприходованы на баланс и храниться в кассе предприятия — в сейфе или металлическом шкафу.

Оплаченные проездные документы учитывают на субсчете 331 «Денежные документы в национальной валюте» (Дт 331 — Кт 685).

Заметьте: заранее приобретенные авиабилеты отражают в балансе по статье «Прочие оборотные активы».

Выдачу билетов командированным работникам отражают проводкой Дт 372 — Кт 331. По возвращении из командировки после утверждения авансовых отчетов стоимость билетов списывают на соответствующие затратные счета: Дт 23, 91, 92, 93 — Кт 372.

Это что касается бумажных билетов. Но на сегодняшний день все чаще оформляют электронные авиабилеты. В отличие от бумажного, такой авиабилет пассажиру непосредственно не выдается. А вся информация, относящаяся к перевозке пассажира (маршрут, тариф, класс обслуживания, уплаченная сумма, сборы и т. д.) содержится в файле электронного билета, расположенном в базе данных соответствующей авиакомпании. Операции по приобретению электронных авиабилетов могут быть отражены в бухучете следующим образом.

Содержание операции

Бухгалтерский учет

Сумма,

грн.

Дт

Кт

1. Оплачена стоимость электронных авиабилетов по безналичному расчету

631

311

24000

2. Отражен налоговый кредит по НДС (НН зарегистрирована в ЕРНН)

641

644/2

4000

По завершении командировки на основании подтверждающих документов:

3. Стоимость проезда отнесена в состав расходов

23, 91, 92, 93

631

20000

4. Отражена сумма НДС

644/2

631

4000

Выехал в командировку раньше срока

На основании приказа руководителя предприятия работник был направлен в командировку с 24.09.2019 г. по 27.09.2019 г. Однако фактически работник выехал в командировку на один день раньше (т. е. 23.09.2019 г.) в связи с тем, что в железнодорожной кассе не было в наличии билетов на 24.09.2019 г. в нужном направлении. После возвращения работник предоставил авансовый отчет вместе с оригиналами проездных документов. Можно ли в этом случае возместить работнику расходы на проезд к месту командировки?

Прежде всего обратим внимание на то, что в командировку работника направляет руководитель предприятия и оформляет это соответствующим приказом (распоряжением). В нем обязательно указывают данные о пункте назначения, названии предприятия (учреждения, организации), в которое командирован работник, срок и цели командировки.

В рассматриваемой ситуации работник выехал в командировку на один день раньше срока, определенного приказом, т. е. не 24.09.2019 г., а 23.09.2019 г. Отсутствие билетов в железнодорожной кассе — ситуация, конечно, житейская. Однако работник не имел права самостоятельно принимать решение о переносе срока командировки.

Но несмотря на такое «самоуправство», расходы на проезд к месту командировки и обратно, подтвержденные транспортными билетами (счетами, багажными квитанциями и т. д.), должны быть возмещены работнику в полном размере. Поскольку эти расходы работник понес бы в любом случае.

А вот суточные расходы будут возмещены только за 4 дня (с 24.09.2019 г. по 27.09.2019 г.), так как их размер определяют согласно приказу о командировке. Для возмещения расходов на проживание за 23.09.2019 г. тоже оснований нет.

Фамилия в билете указана с ошибкой

При продаже билета на поезд в фамилии командированного работника было допущено 2 ошибки. «Укрзалізниця» принимает такие билеты для посадки в поезд (допускается максимум 3 ошибки). Можно ли возместить работнику расходы на проезд на основании такого билета?

Согласно Инструкции № 59*** расходы на проезд к месту командировки и обратно (в том числе перевозка багажа, бронирование транспортных билетов) возмещаются командированному работнику только при наличии документов в оригинале, подтверждающих сумму таких расходов. Документом, подтверждающим расходы на проезд железнодорожным транспортом, является оригинал проездного документа.

*** Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.

Оформление в билетной кассе проездных документов, в том числе электронных, осуществляется с внесением в проездные документы фамилии и имени пассажира со слов лица, оплачивающего проездной документ (п. 2.35 Правил № 1196****).

**** Правила перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа и почты железнодорожным транспортом Украины, утвержденные приказом Минтранса от 27.12.2006 г. № 1196.

При получении проездного документа пассажир должен, не отходя от кассы, проверить правильность указанных в нем сведений, в том числе фамилии и имени (п. 2.49 Правил № 1196).

Что касается ошибок в фамилии и имени пассажира, указанных в проездном документе, то действительно, п. 7.3 Правил № 1196 допускает возможность таких описок не более трех знаков. Правда, только в отношении посадки на поезд.

Таким образом, поскольку билеты на проезд в поезде именные, фамилия работника, указанная в билете, должна совпадать с фамилией командированного работника, указанной в приказе о направлении в командировку.

Стоимость билета с «неправильной» фамилией, возмещенная работнику, может быть расценена проверяющими как дополнительное благо с необходимостью удержания НДФЛ и ВС .

https://buhgalter911.com/uk