Федерация профсоюзов Одесской области


Авансовый отчет с недочетами: как быть? PDF Печать E-mail

Хмелевский Игорь, налоговый эксперт

Бухгалтер 911 Февраль, 2020/№ 7

https://i.factor.ua/journals/buh911/2020/february/issue-7/article-107011.html

Придирчивое отношение к любому документу — непременная черта настоящего бухгалтера. Уж слишком много иногда весит незначительный, казалось бы, дефект. Хотя бывает и так, что эта придирчивость переходит разумные пределы. Например, когда работник к авансовому отчету прилагает тот или иной расчетный документ, а бухгалтерия отказывается его принять в подтверждение понесенных расходов. Но всегда ли она права?

По общему правилу к авансовому отчету должны быть приложены оригиналы документов, которые подтверждают суммы понесенных подотчетным лицом расходов: чек РРО, расчетная квитанция, квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО), товарный чек, расходная накладная поставщика и т. п. Но чаще всего подотчетные лица имеют дело с чеками РРО и со временем эта тенденция сохранится.

С одной стороны, требования к оформлению фискального чека строго регламентированы. В частности, перечень его обязательных реквизитов приведен в п. 2 разд. ІІ Положения № 131. С другой стороны, иногда РРО-обязанные продавцы понимают эти требования по-своему. Из-за чего и случаются ситуации, когда, по мнению бухгалтера, чек, приложенный к авансовому отчету, не может считаться подтверждающим документом. Проанализируем некоторые из них.

1 Положение о форме и содержании расчетных документов, утвержденное приказом Минфина от 21.01.2016 г. № 13.

Ситуация 1. Чек не содержит строк об округлении суммы покупки. Вы, вероятно, догадались, что речь идет об оформлении чека РРО в розничной торговле после изъятия из оборота монет мелких номиналов. Фискалы рекомендуют делать так (109.10 ЗIР): после строки 7 фискального чека перед строкой 8 добавить новые строки «Загальна вартість придбаних товарів (отриманих послуг) за чеком до заокруглення» и «заокруглена знижка/заокруглена надбавка»; в строке 8 «СУМА» указывать «Загальна вартість придбаних товарів (наданих послуг) за чеком після заокруглення».

Вместе с тем Положение № 13 не устанавливает обязательность таких дополнительных строк в чеке РРО. Учитывая это, чек без них полностью пригоден как приложение к авансовому отчету!

Важно! Как только утвердят проект приказа Минфина о внесении изменений в Положение № 132, «округляющие» реквизиты приобретут статус обязательных.

2 См. по ссылке: mof.gov.ua/uk/draft-regulatory-documents-for-discussion-in-2019.

Кстати, и сейчас, и в будущем их нужно приводить в чеке только в случае наличного расчета. Если за товар платить картой, наличие этих строк не требуется.

Ситуация 2. В чеке не теми буквами обозначены ставки НДС. В Требованиях № 1993 объясняется, что буквенное обозначение ставки НДС — это буква, которая отвечает определенной налоговой группе. А вот какой именно буквой следует обозначать группы, которые облагаются по той или иной ставке, освобождены от налогообложения и не являются объектом налогообложения, не определено нигде. Выходит, эти буквы в действительности могут быть любыми .

3 Требования по реализации фискальных функций регистраторами расчетных операций для различных сфер применения, утвержденные постановлением КМУ от 18.02.2002 г. № 199.

Ситуация 3. В чеке не указана форма оплаты. Обозначение формы оплаты (наличными, электронным платежным средством, в кредит и т. п.) должно быть в чеке обязательно. Ситуация ухудшается еще и потому, что в случае отсутствия в расчетном документе хотя бы одного из обязательных реквизитов такой документ не будет приниматься как расчетный (п. 3 разд. I Положения № 13).

Вместе с тем, по нашему мнению, последняя норма касается исключительно продавцов, которых с ее помощью будут наказывать за нераспечатку соответствующего расчетного документа (п. 1 ст. 17 Закона об РРО). А для покупателя такой чек вполне годится как документ, который подтверждает размер расходов по авансовому отчету.

Так же считают и суды (см. определение Харьковского апелляционного админсуда от 11.05.2017 г. по делу № 818/1740/16).

Но у фискалов своя правда — они могут выбраковать чек с указанным дефектом.

Ситуация 4. В чеке не приведен адрес магазина (или приведен без указания населенного пункта). Адрес хозяйственной единицы — тоже обязательный реквизит чека. Общие требования к написанию адреса предусмотрены п. 42 Правил № 2704 и включают, среди прочего, наименование населенного пункта. Известны несколько старых судебных решений с противоположными подходами к решению этого вопроса.

4 Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением КМУ от 05.03.2009 г. № 270.

См., например, определение ВАСУ от 29.01.2013 г. № К-19686/10 // reyestr.court.gov.ua/Review/29149370 и постановление ВСУ от 04.07.2011 г. по делу № 21-111а11 // reyestr.court.gov.ua/Review/17914327.

Нам больше импонирует тот, по которому незначительные недочеты в чеке РРО — не препятствие для возмещения расходов подотчетного лица. Однако помните и о контролерах…

Ситуация 5. В чеке не указан код по УКТ ВЭД. Реквизит «код товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД», с одной стороны, является обязательным реквизитом кассового чека, однако, с другой стороны, указывается в случаях, предусмотренных действующим законодательством. Единственный на сегодня такой случай прописан в п. 11 ст. 3 Закона об РРО, где содержится требование приводить его в случае продажи горючего. По нашему мнению, отсутствие в чеке этого реквизита не влияет на содержание расчетной операции, следовательно, такой чек может быть приложен к авансовому отчету.

Ситуация 6. Квитанция к ПКО вместо чека РРО. Такое вполне может быть, если вы приобрели ТМЦ у производителя, который продает собственную продукцию (когда работает п. 1 ст. 9 Закона об РРО).

Имел ли право на такое послабление конкретный субъект хозяйствования, можно выяснить, изучив информацию на маркировке товара — название производителя там должно указываться обязательно.

Поэтому, по нашему мнению, квитанция к ПКО — абсолютно приемлемый подтверждающий документ. Хотя если такую квитанцию выдаст ФЛП, то принимать ее как подтверждение понесенных расходов по авансовому отчету не стоит.

Возможные санкции. Чем может грозить предприятию непризнание проверяющими чека РРО как подтверждающего документа. Во-первых, если работник получил аванс под отчет, то могут заявить, что он не возвращен в срок, и доначислить НДФЛ/ВС. Во-вторых, могут не признать расходы (но тут есть контраргументы), а также налоговый кредит, отраженный на основании чека.

А вот «кассовых» штрафов после отмены Указа № 4365 можно не бояться.

5 Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95 (отменен).

https://buhgalter911.com/uk