Федерация профсоюзов Одесской области


Вкладиш до трудової книжки без трудової книжки: чи таке можливо? PDF Печать E-mail

03.10.19

Коли видається вкладиш до трудової книжки? Який порядок оформлення дублікату трудової книжки? Чи можна на підставі даних з вкладиша трудової книжки оформити дублікат трудової книжки? Як підтвердити трудовий стаж працівника без наявності трудової книжки? Роз’яснення фахівців Мінсоцполітики

Коментар до листа Мінсоцполітики від 12.09.2019 р. №60/0/23-19

Практична ситуація

У працівника в 1993 році замість трудової книжки роботодавець завів вкладиш до неї. Оскільки, із слів працівника, тоді не було бланків, але і далі весь час інформація про роботу наводилась у цьому вкладишу.

Чи требазавести нову книжку-дублікат на підставі такого вкладишу? Чи для цього потрібні  довідки від всіх минулих роботодавців? І що робити з таким «вкладишем-замість-трудової-книжки»? 

Розглянемо це далі із роз’ясненням від Мінсоцполітики. 

Чи всі наймані працівники при працевлаштуванні мають трудові книжки

Скільки б не говорили про те, що трудова книжка це застарілий документ і його слід відмінити, та законодавство під цю ідею й досі не змінили. Ст. 48 КЗпП говорить про те, що трудова книжка є основним документом про трудову діяльність. А порядок ведення трудових книжок регламентовано Інструкцією №58.

Прийняття працівника на роботу без трудової книжки можливо, якщо:

  1. Це перше місце роботи працівника;
  2. Працівник втратив свою трудову книжку;
  3. Працівник влаштовується на роботу за сумісництвом.

Але водночас трудові книжки за основним місцем роботи ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві або у ФОПа понад п’ять днів. Трудові книжки ведуться також на позаштатних працівників при умові, якщо вони підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню, студентів вищих та учнів професійна технічних закладів, які проходять стажування на підприємстві.

Працівникам, що стають на роботу вперше, трудова книжка оформляється не пізніше п'яти днів після прийняття на роботу. Якщо трудова книжка втрачена, її слід відновити. Про те, як це робиться, ми писали тут.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи. (п. 1.1 Інструкції №58).

Відповідно до п. 4 Постанови №301, відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, представництва іноземного суб’єкта господарювання.

За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.

Зауважимо, що на сьогодні працівник, якому не оформили трудову книжку або зробили це з порушенням, не вважається не оформленим на роботу офіційно (тобто, штраф в 30 мін. зарплат роботодавцю не загрожуватиме), якщо є відповідний наказ (трудовий договір, контракт). Але штраф за інші порушення законодавства з праці (1 мін. зарплата) роботодавцю загрожуватиме точно.

Тому питання, чи може вкладиш замінити трудову книжку і що робити, якщо ні, дуже цікаве.

Коли видається вкладиш до трудової книжки

У тому разі, коли у трудовій книжці заповнені усі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем.

Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника у такому ж порядку, що і трудова книжка.

Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульний аркуш) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10х25 мм з написом «Виданий вкладиш» і тут же зазначаються серія і номер вкладиша. При кожній наступній його видачі має ставитися другий штамп і зазначатися серія і номер вкладиша.

У разі необхідності доповнення трудовоїкнижки вкладишем видається вкладиш нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового чи раніш установленого 1938 року і 1974 року зразків).

Зверніть увагу! Вкладиш без трудової книжки недійсний (розділ 3 Інструкції №58)!

Як бачимо, без трудової книжки видавати вкладиш не можна, оскільки такий вкладиш буде вважатися просто папірцем.

Як вийти із ситуації

Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а у разі ускладнення в інші строки власник абоуповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» в правому верхньому кутку першої сторінки.

Фахівці Мінсоцполітики зауважують, якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена і т. інш.), власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш) до неї.

Інших підстав для видачі дублікату трудововї книжки в нормах чинного законодавства не існує.

В п. 3 Порядку №637 зазначається, що за відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються такі документи:

  • Довідки;
  • Виписки із наказів;
  • Особові рахунки і відомості про видачу зарплати;
  • Посвідчення;
  • Характеристики;
  • Письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання;
  • Інші документи, які містять відомості про періоди роботи!

Враховуючи зазначене в нормах чинного законодавства дійшли висновків:

  1. Новий роботодавець не може зробити дублікат трудової книжки (бо її так і не було!). Не допоможуть при цьому ані інформація з вкладишу, ані довідки від всіх минулих роботодавців;
  2. «Вкладиш-трудова» – це недійсний документ.

Тож, в цій ситуації роботодавець за основним місцем роботи заводить трудову книжку наново.

А працівник залишається із проблемою підтвердження попереднього стажу праці сам на сам і доки є час до оформлення пенсі, йому слід зібрати необхідні документи, які б підтверджували б стаж працівника зазначені п. 3 Порядку №637 (ми їх навели вище).

Ну й звісно бути готовим до того, що доведеться звертатися до суду при оформлені пенсії, якщо до того часу не зміниться законодавство.

Автор:

Галина Казначей

Джерело

«Дебет-Кредит»